Bir sistem, birbiriyle etkileşime giren ve birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan sıralı bir modüldür. Muhasebeci fikri, kendi adına, muhasebe ile bağlantılı olanı ifade eder (bir kuruluşun hesaplarını tutmaya izin veren yöntem).
Bir muhasebe sistemi kavramı bu şekilde farklı şekillerde anlaşılabilir. En geniş anlamıyla, finansal bilgileri ve bu verilerin karşılıklı ilişkilerini kaydeden unsurlar kümesidir. Bu yapı, sahip olduğu özelliklerden dolayı yönetim alanında karar almaya katkı sağlar.
Spesifik olarak, herhangi bir muhasebe sisteminin temel unsurlarının onu şekillendirmesine izin veren üç tane olduğunu belirleyebiliriz:
-Güncel olması gereken ve kendisi için oluşturulan belgeye dahil edilmesi gereken finansal faaliyet kaydı.
- Bilgilerin gruplara ve kategorilere göre sınıflandırılması, böylece incelenebilmesi, analiz edilebilmesi ve mümkün olan en uygun şekilde kullanılması.
-İşletmeden sorumlu kişiler tarafından dikkate alınabilmesi için söz konusu şirketin tüm muhasebe bilgilerinin özeti.
Muhasebe sistemleri çeşitli belgelerden oluşur ve bilgilerin doğru kaydedilmesi ve analizinden sorumlu uzmanların (muhasebeciler) katılımını içerir. Muhasebeciler genellikle şirket yöneticileri veya karar vericilerle birlikte çalışır.
Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, temel olarak kabul edilen herhangi bir muhasebe sistemi ile ilgili diğer bilgileri bilmek önemlidir:
-İyi tasarlanmış, anlaşılabilir ve kapsamlı bir sistem olmalıdır.
-Doğru şekilde yapılırsa, şirket muhasebesinin tam bir kontrolünün üstlenilmesine ve her zaman uygun karar vermeyi kolaylaştırmasına olanak sağlayacaktır.
-Bir muhasebe sistemi yürütülürken ulaşılmaya çalışılan hedefler çok ve çeşitlidir. Bununla birlikte, bunlar arasında şunlar göze çarpmaktadır: nakit akışlarını tahmin etmek, söz konusu şirketin operasyonları üzerinde kontrol uygulamak, işlevlerinde yöneticilere destek olmak, istatistiklerin derlenmesine yardımcı olmak, yeni ile ilgili karar vermeyi kolaylaştırmak projeler ve iş yönergeleri…
-İşletmeden sorumlu olanlara büyük fayda sağlamak için, herhangi bir muhasebe sisteminin anlaşılabilir, yararlı, tarafsız ve tamamen doğrulanabilir olmasının elzem olduğu tespit edilmiştir…
Şu anda, bir muhasebe sistemi kavramı genellikle bilgilerin kaydedilmesine izin veren bilgisayar programı ile ilişkilendirilmektedir. Muhasebe yazılımı bir şekilde farklı modüllere sahip şirket dijital ve hesaplamaları kolaylaştıran araçlar ile kitap ve dengeleri tutabilir.
Bir elektronik tablo üzerinde temel bir muhasebe sistemi yapmak bile mümkündür. Böylelikle, bir ailenin gelir ve mali giderlerini, cari aya bir sayfa ayırarak kaydetmek mümkündür. Dönemin hareketleri de otomatik olarak ailenin tasarruflarının arttığı veya azaldığı başka bir sayfaya yansıtılabilir. Gördüğünüz gibi, elektronik tablo bir muhasebe sistemi gibi çalışıyor.