Latince auxiliāris kelimesinden türeyen yardımcı kavramı , yardım sağlayan veya bir tür yardım sağlayan şeyi nitelemek için kullanılır. İdari, kendi adına, idare ile ilgili olanı ifade eder (bir amaca ulaşmak için kaynakları organize etme veya elden çıkarma eylemi).
İdari asistan kavramı, çoğu şirkette bulunan bir iş pozisyonu veya pozisyonu ifade eder. İdari asistan, şirket yönetiminin çeşitli faaliyetlerini geliştirme görevine sahiptir.
İdari asistanlar tipik ofis işlerini yürütür : belgeleri dosyalamak, evrak işlerini yürütmek, gündemi yönetmek vb. Genellikle bu insanlar hiyerarşik bir üstün hizmetindedir ve görevlerini yerine getirmesine yardımcı olur.
Örneğin bir şirketin yöneticisi, son dönemde yapılan satın alımlara ait tüm faturaları, masrafları, yürürlükte olan garantileri ve diğer verileri analiz etmek için idari asistandan isteyebilir. Öte yandan, idari asistandan, bir tahsildarın ödemeyi geri çekmeye ne zaman devam edebileceğini koordine etmek için firmaya borç kaydeden müşterilerle iletişim kurması istenebilir.
Bir yönetici asistanı, diğer konuların yanı sıra müşteri hizmetleri ve tedarikçiler, pazarlama, iş teknikleri, kalite standartları, protokol, insan ilişkileri, dokümantasyon ve bilgi teknolojisi hakkında bilgi sahibi olmalıdır. İdari asistan ne kadar çok bilgiye sahipse, işini o kadar iyi geliştirecek ve organizasyonun iç yapısında büyümesi için o kadar fazla olasılık olacaktır.
Bazen bu iş toplumdan fazla saygı görmese de, yüksek bir hiyerarşik düzeyde olmadığı göz önüne alındığında , idari asistanlar olmasaydı büroların doğru ve verimli çalışamayacağını vurgulamak gerekir. Günlük olarak gerçekleştirdikleri çok sayıda ve çeşitli görevler, önemlerini takdir etmek için birlikte düşünülmelidir.
Bir şirkette idari asistanın varlığı o kadar temeldir ki, bilginin kullanımı ve idari sistemlerin işleyişi büyük ölçüde işlerine bağlıdır. Aşağıda en önemli işlevlerinden bazılarını ayrıntılı olarak görelim:
* Yazışma yönetimi: Son yıllarda internetin aşırı kalabalıklaşması nedeniyle fiziksel yazışmaların hacmi önemli ölçüde azalmış olsa da, şirketler paket gönderip almaya devam ediyor ve idari asistanın işi her şeyin hedefine ulaşması için çok önemli;
* Dosya yönetimi: Bu nokta kafa karışıklığına neden olabilir, çünkü büyük şirketlerde genellikle dosya yönetimi için belirli bir pozisyon vardır. Bununla birlikte, belgelerin hacmi çok büyük olmadığında, idari asistan bunları daha sonra kullanmak üzere sipariş etmek ve saklamaktan sorumlu olabilir;
* Personel kontrolü: Bu alandaki görevleri arasında devamsızlıkların, çalışılan saatlerin, izin günlerinin ve taleplerin tescili;
* Metinlerin transkripsiyonu: Bir taslağın bilgisayara aktarılması veya bir kaydın transkripsiyonunun istenmesi yaygındır;
* muhasebe: Yukarıdakilerin hepsi yeterli değilmiş gibi, bazı idari asistanlar fatura düzenleme ve maaşların hesaplanması, sosyal güvenlik katkı payları, vergi indirimi ve masrafları gibi görevleri yerine getirmekle yükümlüdür. emirler.