Bir satın alma siparişi veya sipariş notu bir olan belge bir alıcı sipariş bir satıcıya verdiği belli malları. Ticari operasyon için satın alınacak miktarı, ürün türünü, fiyatı, ödeme koşullarını ve diğer önemli bilgileri detaylandırır.
Örneğin: "Juana, Martínez'in satın alma siparişini al ve bir saat içinde kaldırılacak siparişi hazırla" , "5.000 $ değerinde bir satın alma siparişi yeni geldi" , "Ne olduğunu anlamıyorum: Şirket satın alma siparişini hiç almadıklarını söylüyor ” .
Genel olarak satın alma emri, düzenlenme yeri ve tarihini, alıcının ve satıcının adı ve adresini, vergi bilgilerini, sipariş edilen malların ayrıntılarını ve ödeme ve teslimat koşullarını belirtir. Bu belgenin fatura olarak geçerli olmadığını açıklığa kavuşturmak önemlidir.
Satın alma siparişinin en az bir kopyası vardır, çünkü orijinali satıcıya teslim edilirken alıcı kopyayı elinde tutar. Bu şekilde, her ikisinin de gerçekleşecek işlemin kanıtı vardır: alıcı, hangi malları talep ettiğini göstermek için; Satıcı, siparişi hazırlamak ve faturalama sürecini başlatmak için.
Nihayetinde, satın alma emrinin belirli ürünler için üzerinde anlaşılan bir fiyatta ve belirli ödeme ve teslimat koşullarında yazılı bir talep olduğu söylenebilir. Bir olan yetkilendirme alıcı malların satın alınması için bir fatura sunmayı tanındığını belirtmek.
* İlk olarak, satın alma siparişi, çalışanların uygun envanter seviyelerini hesaplamasını çok daha kolay hale getirmenin yanı sıra, yeni bir malzeme siparişi gerektiğinde daha doğru bir şekilde tespit etmelerine yardımcı olur. Alıcı tarafında, tam zamanında envanter gibi tasarruf önlemlerinin kullanılmasıyla maliyetleri daha verimli bir şekilde kontrol etmenizi sağlar;
* Tedarikçiler, ihaleler düzenleyerek rakiplerin bir işletmede eşit fırsatlara sahip olup olmadığını öğrenebilirler. Unutulmamalıdır ki rekabet ne kadar yüksek olursa, alıcılar için fiyatlar o kadar uygun olacaktır. Dahası, bu ona müzakereler üzerinde daha güçlü bir etkiye sahip olmasının, kendisi için daha uygun sözleşmeler almasının kapısını açar;
* Açık bir alım emrinin fiyatları belirli bir süre sabit kaldığından, potansiyel enflasyonla mücadele için kullanılır;
* Temel noktalardan biri, bu tür bir siparişin tedarikçilere ve alıcılara, ilgili hizmetlerin ve malların maliyeti hakkında verdiği kesinliktir. Her iki taraf için de gönül rahatlığı sağlayan fiyat, miktar, ödeme koşulları ve teslimat gereksinimleri ile ilgili bir dizi garanti vardır;
* sağlayıcılara periyodik olarak belirli bir gelir elde edeceklerine dair güvence verir;
* sipariş önemli boyutta olduğunda ve alıcı büyük bir şirketse, satıcı bir kredi limiti oluşturmak için genel satın alma siparişlerini kullanabilir;
* Satın alma süreci açık siparişte kodlandığından sipariş vermek için gereken süreyi azaltır, bu da alıcıların bu zamanı diğer sorunlar için kullanmasına olanak tanır.